Director de mantenimiento y servicios de XRetail
“Básicamente trabajábamos apagando fuegos y sabíamos que necesitábamos una solución mejor. No teníamos los indicadores adecuados ni la posibilidad de establecer informes para tomar decisiones. Los desafíos que teníamos eran tremendos y también la necesidad de centralizar la gestión del mantenimiento para decidir más inteligentemente.”
Historia
XRetail es un grupo implementado en centros comerciales con 6 cadenas importantes y con más de 4.000 puntos de venta en los EEUU. Todas las tiendas son propiedad del grupo y en conjunto tienen ventas anuales de aproximadamente €7.000 millones.
Oportunidad / Desafío
Conseguir controlar de verdad los costes de mantenimiento, y buscar servicios económicos y de calidad para cadenas con tiendas en locales distribuidos por todo el país ha sido siempre un problema para la industria minorista. Las soluciones normalmente están fragmentadas y limitadas en su capacidad de captar datos útiles. XRetail ha luchado durante mucho tiempo para encontrar una solución integral y eficaz.
La compañía no tenía la visión del coste real de mantener sus tiendas. Les faltaban datos precisos y correctos con que tomar decisiones y cada cadena dentro del grupo tenía un distinto esquema de gastos y difería los gastos a su manera. Cada cadena competía contra la otra y no se compartían las buenas prácticas ni se combinaba el gasto total. Dependían de una red de subcontratistas para hacer el trabajo del mantenimiento porque les faltaban las herramientas para gestionar bien una red grande de proveedores.
Además, XRetail sabía que la compañía perdía dinero debido a la mala calidad del proceso de mantenimiento, no realizar el mantenimiento preventivo y continuar diferiendo costes de un año a otro.
Soluciones
“FacilitySource destacó bastante entre las otras opciones porque nos ofreció un programa completo que incluía un call center desarrollado, alianzas estratégicas con los mejores proveedores del país, estadísticas de control de proveedores y contabilidad, y un software sofisticado hecho a medida para minoristas con datos en tiempo real que nos permiten tomar decisiones adecuadas,”...”La decisión era obvia.”
-Vicepresidente de Mantenimiento/Obras para XRetail
X Retail ha estado utilizando los servicios de FacilitySource - incluidos el centro de operaciones, escaneado de facturas, facturación sin papel, gestión del programa, software y auditorías de tiendas - desde Octubre 2002
“Lo bueno es que hemos reducido costes y mejorado calidad,” … “También empezamos a ser más proactivos ahora que los sistemas de operaciones están funcionando bien, y además vamos a poder trabajar en más proyectos de inversiones con lo cual esperamos bajar aun más los costes de mantenimiento”
-Vicepresidente de Mantenimiento/Obras para XRetail
Después de una búsqueda extensiva, la empresa X eligió a FacilitySource® para ser su solución. Al contrario que otras ofertas fragmentadas, nosotros ofrecemos un enfoque integral basado en datos.
Resultados
Los ahorros fueron inmediatos y sustanciales:
- Ya el primer año con FacilitySource, XRetail vio una reducción de costes de 4 millones de euros. Después de dos años, los costes se redujeron en más de 6.7 millones de euros.
- La media de facturas bajó de 262€ a 206€, y la compañía procesa más o menos 90.000 órdenes de trabajo al año.
- La facturación sin papel durante el primer año ahorró un estimado a la baja de 674.000€, lo que se traduce en 7.5€ por factura.
- El personal se ha reducido de 23 coordinadores y managers en el departamento de operaciones y mantenimiento a un manager y 6 coordinadores. “Y estamos logrando hacer más trabajo, y de mejor calidad,” comentó el Vicepresidente de Mantenimiento/Obras para XRetail
- En tres años la compañía ha conseguido una reducción de gastos de mantenimiento de casi 10.5 millones de euros y 1.5 en costes administrativos, con un ahorro total de 12 millones de euros.
“Ahora tenemos estándares de servicio que no teníamos antes, los costes se van reduciendo y estamos identificando y corrigiendo las causas principales de problemas. Tenemos datos de todas las tiendas para asegurarnos de que estamos haciendo las reformas correctas en las tiendas, y tenemos datos de auditorías de todas las tiendas para entender el estado de las paredes, suelos, equipos, etcétera”
-Vicepresidente de Mantenimiento / Obras para XRetail
