Director del equipo de soporte del la cadena XFood.
“Hemos ahorrado hasta un 25% en nuestros gastos de mantenimiento además de tener más garantías en las reparaciones que antes. Ahorramos el tiempo de nuestros responsables en los locales con el teléfono centralizado. También tenemos una mayor visión corporativa del proceso y gasto en reparaciones y mantenimiento.”
Historia
Xfood es uno de los líderes mundiales de pizza a domicilio, que tiene más de 8,600 locales propios y franquiciados en más de 55 mercados en el mundo. En 2007 sus ventas totales del mundo eran aproximadamente 4.000 millones de euros.
Oportunidad / Desafío
El mantenimiento muchas veces está visto como un “mal necesario” dentro de organizaciones de restaurantes con múltiples locales. Trabajar en superficies grandes que están muy dispersas geográficamente junto con un número importante de proveedores necesarios para dar apoyo a las operaciones de los restaurantes nos había creado un problema complejo de negocio. Tradicionalmente los proveedores suelen conseguir un enorme control en cuanto a temas financieros y de operaciones. Pero normalmente falta la visión global de la actividad de los proveedores que nos sirven. Esto frecuentemente desemboca en una mala gestión fiscal, pérdida de oportunidades de desarrollo, y precios de factura más altos debido a un aumento en tarifas por introducir subcontratistas. Tampoco ayuda al control la falta de proveedores experimentados en locales de restauración, gestión de contratos, y la falta de seguimiento a los proveedores aprobados.
“No teníamos un enfoque centralizado para gestionar datos de reparaciones y niveles de aprobación de proveedores. Las tiendas tenían múltiples números de teléfono para controlar y nunca sabíamos si estaban contratando a amigos o familiares. Tampoco teníamos a FacilitySource para ayudarnos con la gestión diaria de nuestros proyectos más grandes.”
–Director de Asistencia al Equipo, Xfood
Antes de FacilitySource, Xfood trabajaba con un sistema descentralizado para gestionar las reparaciones, proveedores, niveles de aprobación y visión general de operaciones de mantenimiento de edificios. Los locales tenían varios números a los que llamar cuando tenían que pedir una reparación, lo cual creaba confusión y procesos ineficientes. Xfood también carecía de proveedores secundarios que aportasen precios competitivos. Además, dar precios a los materiales era un proceso no muy sistemático con un rango muy variado de precios para el mismo material en varias regiones o en ciertos locales. Xfood eligió a FacilitySource por su enfoque integral frente a la gestión de mantenimiento y proceso de optimización.
Soluciones
Xfood ha estado utilizando el programa de Optimización de Mantenimiento de Edificios (OME) de FacilitySource incluido el software de gestión de órdenes de trabajo de entorno web y gestión de proveedores, call centers de servicio 24/7/365, informes integrales y facturación sin papel desde Julio del 2007.
Es fundamental tener el control del proceso, porque al pagar la reparación de equipos que está todavía bajo garantía los gastos de mantenimiento pueden subir y la garantía puede quedarse inválida.
Para mejorar aún más control y reducción de costes, FacilitySource y Xfood se concentraron en reparaciones de garantía. Xfood y FacilitySource han creado un programa que envía órdenes de trabajo en principio al fabricante para determinar si la pieza del equipo está bajo garantía. Si la garantía se verifica, el fabricante enviará a su técnico certificado para repararlo. El proceso entero esta seguido en el sistema de gestión de activos de fmPilot, facilitando drásticamente la mejora del estado de cada pieza del equipo y controlando los costes de activos bajo garantía.
Resultados
Algunos resultados que ha obtenido Xfood:
- Una reducción de 25% en los precios de la media de la factura
- Ahorro en costes de las reparaciones que están bajo garantía
- Mayor visión corporativa del proceso y gasto en reparaciones y mantenimiento
- Ahorro por facturación sin papel
- Los problemas frecuentes de equipos importantes se puede identificar y resolver con facilidad
“Desde un punto de vista corporativo, tenemos mucho más control sobre la gestión de reparaciones grandes los locales y equipos, comparado con lo que teníamos antes. Teníamos frecuentes debates sobre el beneficio de incluir un experto de gestión de edificios en cada uno de nuestros mercados importantes, pero nunca habíamos llegado a una decisión. Hoy ya no vemos la necesidad de hacer esa inversión.”
– Director de Asistencia de Equipo, Xfood
